Saat ini teknologi semakin canggih dengan sistem komputasi berbasis cloud. Sebagai contoh, Penyimpanan file berbasis cloud dapat memberikan banyak keuntungan dan keuntungan jika dibandingkan dengan server penyimpanan file lokal atau konvensional. Penyimpanan file berbasis cloud dikelola oleh penyedia cloud dan dapat diakses dari mana saja jika klien memiliki akses ke internet dan pengguna tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan operasi rutin. Sedangkan server penyimpanan file konvensional membutuhkan perangkat fisik yang hanya dapat diakses dari jaringan perusahaan lokal atau melalui VPN dan biasanya dikelola oleh perusahaan itu sendiri dan tentunya membutuhkan biaya yang sangat besar dan membutuhkan perawatan secara berkala.
Ada berbagai macam manfaat yang senantiasa dapat dirasakan oleh pengguna khususnya bagi pelaku bisnis. Berikut ini adalah 9 manfaat menggunakan Penyimpanan file berbasis cloud bagi bisnis.
Sebagai file sharing
Dengan menggunakan file sharing, karyawan dapat langsung membagikan alamat link dokumen yang sedang dibutuhkan tanpa perlu mengunduh dan mengirimkan dokumen tersebut. Bahkan dengan akun diluar perusahaan pun bisa tentunya dengan catatan, file tersebut diberikan limited akses dengan memberikan izin hanya untuk dibaca saja, menyembunyikan download, memproteksi password bahkan dapat mengatur expired date nya.
Selain itu, dengan adanya file sharing maka secara langsung kita dapat mempersingkat atau mempercepat beberapa proses administrasi karena proses nya menjadi paperless (tanpa kertas).
Baca Juga: Apakah Aman Menggunakan Storage Berbasis Cloud
Alat kolaborasi
Dapat menjadi wadah kolaborasi antar karyawan dalam menyelesaikan tugasnya seperti Menyusun proposal, maupun dokumentasi lainnya. Apalagi ditengah kondisi saat ini, banyak sekali perusahaan yang menerapkan Work from Home. Sehingga mereka tetap bisa berkolaborasi dengan tim dimanapun dan kapanpun secara online.
Memudahkan dalam administrasi atau Pengarsipan dokumen
Biasanya dokumen yang dikerjakan oleh seorang karyawan untuk proses bisnis disimpan secara pribadi oleh si pembuat. Akan tetapi, hal ini akan mendatangkan kesulitan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan secara tiba-tiba atau bahkan saat karyawan tersebut sudah tidak bekerja lagi di perusahaan tersebut.
Banyak perusahaan yang bingung sendiri akan hal tersebut apalagi bagi perusahaan yang benar-benar memiliki perhatian khusus bagi pengarsipan dokumen-dokumen projek atau administrasi sebelumya yang menyebabkan proses administrasi menjadi terhambat kedepannya atau saat membutuhkan dokumen terkait untuk proses audit atau lainnya.
Untuk itu, menggunakan Penyimpanan file berbasis cloud sangat berperan penting untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen-dokumen yang ada. Selain sebagai tempat mengarsipkan dokumen-dokumen ternyata Penyimpanan file berbasis cloud juga mampu memudahkan dalam proses administrasi dimasa sekarang dan dimasa depan.
Kontrol Data
Dengan menyimpan dokumen di file sharing akan memudahkan perusahaan mengontrol dokumen yang keluar masuk dari Penyimpanan file berbasis cloud . Karena dalam Penyimpanan file berbasis cloud ada history terkait aktivitas terakhir di cloud storage. Selain itu, file yang ada di Penyimpanan file berbasis cloud akan tetap sama dan kita bisa menambahkan komentar satau sama lain atau catatan untuk beberapa perubahan yang dilakukan untuk menunjukkan bahwa kita menginformasikan ke yang lainnnya.
Baca Juga: Cara Efektif Melindungi Data Perusahaan
Hemat Biaya, Efektif dan Efisien
Pada dasarnya menggunakan Penyimpanan file berbasis cloud dapat menghemat biaya. Karena kita tidak perlu membeli tambahan hardware untuk penyimpanan data. Selain itu, kita hanya perlu membayar storage yang diperlukan dan kita juga tidak perlu membayar seseorang untuk merawat seluruh data yang dimiliki. Hal ini dapat mengakibatkan biaya yang anda atau perusahaan keluarkan menjadi lebih efektif dan efisien karena sesuai dengan yang digunakan.
Mudah, Ringan dan Ringkas
Penyimpanan data menggunakan Penyimpanan file berbasis cloud hanya perlu koneksi internet sehingga kita tidak perlu repot-repot membawa perangkat beserta kabel-kabel lainnya untuk mengakses data tersebut seperti dahulu. Sehingga kinerja laptop atau komputer kita akan jauh lebih ringan dari pada menyimpan datanya di dalam perangkat sendiri.
Mendokumentasikan siklus manajemen
Perusahaan dapat memiliki banyak dokumen berbeda baik dokumen internal maupun eksternal. Sebagai contoh, Perusahaan perlu memisahkan dokumen yang terkait dengan pemerintahan, proses bisnis, proyek, dan administrasi lainnya yang diperlukan untuk siklus manajemen dokumen perusahaan itu sendiri.
Beberapa dokumen baru mungkin memiliki keterkaitan dengan beberapa dokumen lama untuk memberikan gambaran umum untuk target atau proses bisnis berikutnya dan sebagai tinjauan evaluasi. Sehingga catatan perdagangan sebelumnya bisa dijadikan acuan dan perbaikan untuk masa depan.
Berdasarkan alasan tersebut, perusahaan harus memiliki data/dokumen perusahaan minimal beberapa tahun sebelumnya untuk disimpan dan diamankan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Penyimpanan file berbasis cloud menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk mencari dokumen data jika suatu saat diperlukan.
Keamanan Data
Meskipun data dan dokumen perusahaan disimpan di cloud. Data yang ada akan tetap aman dengan catatan bagi enterprise atau perusahaan harus menghindari menggunakan Penyimpanan file berbasis cloud yang gratis karena hal tersebut biasanya diperuntukkan bagi individual.
Sedangkan bagi enterprise atau perusahaan kami sarankan berlangganan Penyimpanan file berbasis cloud yang berbayar. Karena sistem keamanannya jauh lebih terjamin seperti IIJ Box yang kita miliki.
Baca Juga: IIJ Box enterprise file sync and share: solusi kebutuhan file sharing
Memiliki Data Backup
Penyimpanan file berbasis cloud juga dapat menyediakan backup data sehingga Anda dan perusahaan tidak perlu khawatir jika data Anda tiba-tiba hilang karena pusat data runtuh atau terjadi bencana alam seperti gempa bumi atau banjir. Dengan biaya langganan tambahan, Penyimpanan file berbasis cloud dapat membuat pemulihan data tambahan jika hal seperti itu terjadi di masa mendatang.
Untuk itu, kami menyediakan IIJ Box sebagai file sharing yang anda perlukan dan diperuntukkan bagi Enterprise untuk memudahkan bisnis anda. Kami menggunakan GIO Cloud yang telah mendapatkan sertifikasi ISO/IEC 27001 sebagai penyedia jasa infrastuktur cloud sehingga keamanan data anda akan aman.
Apabila anda tertarik atau ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai service dan produk serta keunggulan lainnya dari IIJ Global Solutions Indonesia. Silahkan menghubungi kami, kami siap membantu dan melayani anda sepenuh hati.